Fonctionnalités

Vous et les autres membres de votre projet peuvent ici rassembler l’ensemble de vos documents. Vous y avez accès, quel que soit le lieu où vous vous trouvez. Voici quelques-unes unes des fonctionnalités de Documents :

Glisser et déposer
Déplacez vos documents et répertoires entre Projectplace et votre ordinateur et déposez les tout simplement à l’endroit de votre choix.
Pour en savoir plus sur le téléchargement de notre plug-in.

Verrouiller document
Lorsque vous travaillez sur un document, vous ne voulez pas qu’une autre personne le modifie au même moment. Le verrouillage du document permet d’éviter cela, le temps pour vous de terminer le traitement de votre document.

Gérer les versions de document
Ici rien de plus facile que de séparer les différentes versions d’un même document ou répertoire. Vous pouvez même décrire les changements opérés sur chaque version.

Demander révision
Si vous demandez la révision d’un document, un lien vers ce dernier sera envoyé par e-mail au membre du projet concerné. Celui-ci clique alors sur le lien et peut en toute tranquillité lire, commenter et approuver le document.

Envoyer un lien par e-mail
Il est bien plus efficace d’envoyer un lien plutôt que l’ensemble d’un document. Le document reste alors à sa place initiale ce qui évite d’en créer plusieurs copies.



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Planifiez en quelques minutes grâce à notre nouvel outil de planification rapide Projectplace Planner! Avec sa fonction visuelle glisser-déposer unique, vous pouvez faire la liste de ce qu'il y a à faire, organiser les tâches et les placer dans le planning en les faisant simplement glisser. Projectplace Planner est plus rapide qu'Excel, plus facile que MS Project.

Vous pouvez aussi zoomer dans le planning et bien évidemment créer autant de plannings que vous le souhaitez !

Travaillez plus efficacement – Utilisez Projectplace Planner!

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Vous pouvez traiter les points et autres tâches de moindre importance en suivant un processus simple et clair, divisé en plusieurs étapes. Les outils de délégation et de suivi garantissent que tout se déroule comme prévu. Les rapports d’erreurs, propositions de modification et autres événements survenant au cours du projet peuvent être également traités ici. Les points apparaissant à la page Apercu du projet, nul ne peut prétendre ne pas être informé des derniers points à traiter. Chaque e-mail envoyé à l’adresse du projet est automatiquement considéré comme un point à suivre. L’outil est adaptable à votre propre façon de travailler, vous pouvez par exemple nommer et catégoriser les points selon vos propres besoins.



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Lorsque vous envoyez une demande de disponibilités avec des alternatives de créneaux horaires, les invités à la réunion cochent les jours et heures qui leur conviennent. Le système synthétise ensuite automatiquement leurs réponses. Le créneau choisi est alors annoté dans le calendrier commun du projet et peut être importé dans Microsoft Outlook ou dans Lotus Notes. Au cours de la réunion, vous pouvez rédiger une liste de tâches à remplir. Chaque tâche fera l’objet d’un point à traiter et sera immédiatement affectée à la personne appropriée.



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Projectplace for iPhone BETA a des fonctionnalités intelligentes conçues pour vous qui dirigez des projets et vous déplacez beaucoup. Où que vous vous trouviez, sur le chemin du bureau ou dans une réunion, vous pouvez directement:

• Chercher et lire des documents
• Accéder aux réunions et tâches
• Communiquer par sms et e-mail
• Voir où vos collègues se trouvent

Téléchargez l'application gratuitement directement depuis votre iPhone!

Vous pouvez ici planifier votre projet, répartir les tâches et leur affecter des échéances. Vous pouvez demander à différentes ressources de fournir des rapports, recevoir des rapports automatiques de statut et d’heures travaillées, connaître le temps déjà consacré à certaines tâches par différentes personnes et savoir ce que cela a coûté au projet. Voici quelques-unes unes des fonctionnalités de Tâches :

Planifier et structurer le projet
Le diagramme de Gantt et les SDP vous apporte une aide en faisant apparaître vos projets sous forme d’activités et de calendriers.

Suivi
Chaque semaine, les membres du projet reçoivent une demande automatique de rapport concernant le degré d’avancement de leurs activités et le temps qu’ils y ont consacré. Leurs réponses sont ensuite collectées automatiquement et envoyées au chef de projet qui peut alors produire des rapports à l’attention de l’équipe dirigeante.

Importer à partir de MS Project
Avec Projectplace, vous pouvez importer des informations provenant de MS Project. Ainsi, un plus grand nombre de personnes accède au projet et chaque membre peut rendre compte de son temps directement dans le système



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Vous gardez ici une vue d’ensemble sur les personnes qui ont été invitées et participent au projet. Vous communiquez via e-mail individuel ou groupé, sms ou Skype. Chaque membre du projet peut rentrer ses propres coordonnées et déposer une photo. Les membres du projet peuvent être répartis dans plusieurs groupes comportant des droits d’accès différents.



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Les réunions en ligne vous font économiser du temps et des frais de déplacements et évitent du même coup un impact négatif sur l’environnement. Jusqu’à 50 personnes peuvent se voir, se parler et partager des informations via un écran quel que soit le lieu où elles se trouvent dans le monde. Par exemple, vous pouvez montrer des photos, faire des présentations ou parcourir un document en ligne. Aucune installation préalable n’est nécessaire, vous démarrez la réunion directement sur Projectplace !



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Un modèle de projet vous fournit un cadre pour rapidement démarrer un nouveau projet. En ré-utilisant une seule et même structure, les membres du projet sont d’emblée familiarisés avec la méthodologie, les modèles et les check-listes quel que soit le projet sur lequel ils travaillent. Vous disposez déjà d’un modèle de projet ? Faites en usage. Vous avez aussi la possibilité d’y joindre des documents détaillés comme par exemple des manuels.

Nous proposons une série de matériaux divers pour vous qui souhaitez vous auto-former - gratuitement et à l’heure qu’il vous convient. Choisissez parmi une sélection de films de démonstration à but pédagogique, fascicules et sessions en e-learning.

Peut-être souhaiteriez-vous une formation approfondie ? Sous la direction d’un instructeur qualifié, vous améliorerez vos connaissances de Projectplace et de ses fonctionnalités en participant à l’une de nos formations en ligne.



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Pour obtenir rapidement une réponse détaillée à vos demandes, contactez notre équipe Support par e-mail ou téléphone.

Vous pouvez aussi consulter notre base de connaissances et la documentation contenue dans notre Aide pour une solution immédiate à vos besoins. Retrouvez les coordonnées de notre service Support à partir de notre site Internet public ou via le service Projectplace.

Apercu du projet
L’aperçu du projet correspond à la page d’accueil de chaque projet. C’est un peu comme un résumé du projet où vous voyez instantanément ce qui se passe. Vous y trouvez des informations générales, une description du projet ainsi que des récents communiqués. Le chef de projet peut aussi utiliser l’aperçu pour communiquer avec les membres du projet.



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Webb du projet
Un projet comprend souvent des participants extérieurs. Ceux-ci peuvent être tenus informés via un site Webb dédié au projet. Vous pouvez y publier des informations sur son objet, son but et les résultats attendus mais aussi des graphiques concernant les points d’évaluation, les phases et le statut du projet. Vous pouvez en outre y faire apparaître des documents, des actualités et les coordonnées du projet.



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Rapports d’activité
Il peut survenir des tas de choses dans un projet chaque jour ! Grâce aux rapports d’activité, vous ne ratez rien de ce qui s’est passé. Vous choisissez vous-même si vous voulez recevoir les rapports chaque jour ou alors une fois par semaine. Les rapports sont générés et envoyés automatiquement.



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Archiver un projet signifie que vous le déplacez de la page d’accueil vers vos propres archives. Les informations et l’historique du projet sont alors sauvegardées et verrouillées. De cette manière, vous vous assurez de la perte d’aucune information et pourrez au besoin les réutiliser dans un futur projet.

Un modèle de projet vous fournit un cadre pour rapidement démarrer un nouveau projet. En ré-utilisant une seule et même structure, les membres du projet sont d’emblée familiarisés avec la méthodologie, les modèles et les check-listes quel que soit le projet sur lequel ils travaillent. Si vous ne souhaitez pas créer votre propre modèle de projet, il existe des modèles prédéfinis et développés par de grands fournisseurs : Tieto PPS, Props V4 online, Prince2 et Projectbase.



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Le portefeuille de projet vous fournit une vue d’ensemble sur tous les projets de votre entreprise. Chaque semaine, le chef de projet se voit demandé la soumission dans le portefeuille d’un rapport sur le statut du projet. Il lui suffit d’un seul clic pour établir un rapport selon des paramètres tels que temps, coûts, qualité et risque.

L’équipe dirigeante et le bureau de projets (PMO) peuvent appréhender l’ensemble des projets sous une forme condensée. Chaque projet apparaît sous une couleur verte, jaune ou rouge qui refléte le statut du projet par rapport au plan initial. Ces informations permettent à l’équipe dirigeante et au bureau de projets de classer les projets par priorité et d’en assurer le suivi afin que les ressources soient utilisées de manière optimale.



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La vue d’ensemble des ressources vous donne la possibilité d’avoir une vue générale des ressources, projets et tâches dans plusieurs projets en même temps, et peut être affichée en deux modes. Triée par projets, elle vous donne la possibilité de voir rapidement quelles ressources font partie du projet et quelles tâches sont planifiées dans le projet. Triée par ressources, elle vous permet de voir à quelles tâches une ressource a été assignée et pour quels projets du portefeuille la ressource travaille. Vous avez aussi accès à des informations détaillées sur chaque tâche.

Les catalogues de projet fonctionnent comme une base de connaissances étendue. Y figurent les résumés de tous les projets de l’entreprise en cours ou passés. A la veille d’un nouveau projet, vous pouvez vous servir de Projectplace pour voir si votre entreprise a déjà mené des projets similaires et si oui, découvrir le nom des personnes impliquées. Durant un projet en cours, il est aussi possible de vérifier si des projets comparables sont en préparation dans d’autres unités de l’entreprise.

Vous pouvez rechercher une entreprise particulière, un type de projet ou des projets menés au cours d’une certaine période. Vous pouvez même revoir des structures de document, des points d’évaluation, des check listes ou autres.